2020年3月18日水曜日

【備忘録】Googleグループの投稿データ(アーカイブ)から添付ファイルのみを一括ダウンロード

下記の質問を見かけて、調べたのですが直接ダウンロードする方法もなく、Google Apps Script を使って(G Suiteのみ)、API経由でもGoogle グループやその設定、メンバー管理ができるぐらいで、投稿データから一括で添付ファイルのみを抜き出す方法はみあたりませんでした。

となれば次善策として、
  1. 新しく来るメールは、メール配信するようにしておく
  2. 過去メール(Web上のGoogleグループにアーカイブ)は、一旦PCにダウンロードし、電子メールソフトでインポートした上で、添付ファイルのみを一括抜き出す
ぐらいかなぁと思いました。実際にやってみて出来たので備忘録としてまとめておきます。なお「1」「2」とも Googleグループの管理設定によっては出来ないことがあります。

「1」の場合の条件(下記のすべての条件を満たす)
  1. Web版Googleグループへの接続が許可されていること
  2. Googleグループに登録されたメンバーのメールアドレスのGoogleアカウント(なければ要作成)でログインできること
「2」の場合(下記のすべての条件を満たす)
  1. Googleグループで「投稿データのアーカイブ」機能が有効(通常は有効になっているはず)であること
  2. Web版Googleグループへの接続が許可されていること

になるかと思います。
なお、「2」の方法は、参加している Googleグループの投稿データをまるごとダウンロードすることになります。個別はできないようですね。



「2」の手順


  1. Googleグループのデータを Google Takeout より mbox 形式のファイルでダウンロード
  2. Thunderbird(電子メールソフト)へ mbox形式のファイルをインポート
  3. Thunderbird アドオンを使って、Thunderbirdのフォルダ内メールの添付ファイルを特定フォルダへ一括ダウンロード

STEP 1. Googleグループのデータを Google Takeout より mbox 形式のファイルでダウンロード


  1. https://takeout.google.com にアクセス
  2. 「選択をすべて解除」リンクをクリック
  3. 「グループ」の右側のチェックを入れ、末尾にある「次のステップへ」ボタンをクリック

    *「複数の形式」は、下記のように、3つのデータが含まれている事がわかります。
  4. ダウンロード先はいろいろ選べますが、「ダウンロードリンクをメールで送信」は容量次第でかなり時間がかかるので、ここでは Googleドライブへ保存することにします。これだとかなり速いです(ただし容量が足りないと失敗するので注意)。
  5. 上図のようにダウンロードできる状態になるとメールで通知があります。
  6. ファイルは圧縮されているので、これをダウンロードして、展開(解凍)します。
    フォルダの構成は下記の通り、Googleグループ名ごとに保存されています。今回利用するのは、「トピック.mbox」 ファイルになります(拡張子を隠す設定していると「トピック」という名前にみえるかもしれません。

STEP 2. Thunderbird(電子メールソフト)へ mbox形式のファイルをインポート



  1. Thunderbird のインストールと設定(利用しているメールアカウントを設定すればよいと思います。)
  2. Thunderbird に2つのアドオン「ImportExportTools NG」「AttachmentExtractor Continued」をインストール
  3. Thunderbird のローカルフォルダに、新規フォルダを作成。
    *インポートするのはGoogleグループごとになるので、Googleグループ名かそれが推測できる名前にしておくのがよいです。今回は説明の便宜上「test-ml」にしてます。

  4. 作成したフォルダで「右クリック」し、ImportExportTools NG メニューよろ「mbox ファイルをインポートを選択」、「単一または複数のmbox ファイルを直接インポート」にチェックをいれて、OKボタンを押します。

  5. ダウンロードして展開(解凍)したフォルダから、該当Googleグループ名フォルダにある「トピック」ファイルを選択します。
  6. すると、先程作成した Thunderbird上の test-ml フォルダ内に「トピック.mbox」フォルダが出来て、そこにメールが入っているはずです。

STEP 3. Thunderbird アドオンを使って、Thunderbirdのフォルダ内メールの添付ファイルを特定フォルダへ一括ダウンロード


【まめ知識】GoogleのデーターエクスポートでアーカイブしたGmailデータの読み取り の 「Appendix: 取り込んだメールから添付ファイルだけをファイルとして取り出したい!!」を参考に、
  • Thunderbird上の test-ml フォルダ内に「トピック.mbox」フォルダ内の添付ファイルを指定したフォルダにダウンロード
すると完了です!

2020年3月18日 @kimipooh

2020年3月4日水曜日

Gmail の添付ファイルとして「Googleドライブを使用してファイルを挿入」する方法

下記の2種類の方法があり、また後述する何らかの原因で上手く挿入できない場合もあるようなので、ここでまとめておきます。
  1. Googleドライブのリンクの挿入
  2. 添付ファイルとして挿入

構成


ウェブブラウザから、Googleドライブ(https://drive.google.com) にアクセスし「テスト」フォルダを作成し、そこにいくつかのファイルをいれたとします。

マイドライブ
 ┣ テスト
   ┣ テスト1.txt (テキストファイル)
   ┣ テスト2.xlsx(Excel)
   ┣ テスト3.jpg (画像)

すると下図のように見えます。



Gmail に Googleドライブを使用してファイルを挿入


これを Gmailの作成画面にあるドライブを使用してファイルを挿入からみてみると、下図のようにみえるはずです。これはマイドライブ内の「テスト」フォルダ内のファイルになります。



それを今回は個別選択して、すべてのファイルを選択した状態にしてみます。

1. 右下にある挿入は「ドライブのリンク」を選択して「挿入」ボタンを押した場合


下図のように Gmail本文に Googleドライブのリンクという形で保存されます。


宛先や件名等を入力し、「送信」ボタンを押すと、下図のようにそれぞれGoogleドライブのリンク先のファイルに対してアクセスできる権限を付与するか聞いてきます。通常何も設定せず、そのまま「送信」とすることで、相手が Gmailならそのままアクセスできます。相手がGmail以外なら相手のメールアドレスで Googleアカウントの作成は必要ですが、その説明も含めて相手にメール送信されるはずです。

こちらのほうは、手動で共有リンクをメール本文に貼り付ける方法もあります(それについての末尾に付録参照)。


2. 右下にある挿入は「添付ファイル」を選択して「挿入」ボタンを押した場合


下図のようにリンクではなく、Googleドライブからダウンロードされたファイルが、Gmailの添付ファイルとして追加されます。この場合には、送信ボタンをした場合、特に共有などは言われず、そのまま送信できます。



付録:Gmail に Googleドライブを使用してファイルを挿入がうまくいかない場合


1. 他のブラウザを試す


まずは他のブラウザ(Edge, Chrome, Firefox等)を試してみてください。なければ、インストールして試すということです。その理由は特定のブラウザの不具合が原因かもしれないためです。どのブラウザでも同じく駄目ならば、次に、

2. Googleドライブに保存したデータに問題がないか確認する


ウェブブラウザから、Googleドライブ、 https://drive.google.com/  にアクセスして、該当ファイルを PC にダウンロードして、そのダウンロードしたファイルを PC で開くことができるか確認してみてください。

ファイルのアイコンやファイル名のところにマウス矢印(マウスポインタ)の先端をもってきて、「右クリック」すると下図のメニューがでます。そこにある「ダウンロード」を選択することです。



3. 次善策を試す


1. 2. が駄目なら、 Gmail あるいは Googleドライブとの連携関連に問題が生じている可能性があります。Gmailのフィードバックを通じて問題を報告すると同時に、Googleドライブ専用のコミュニティ「Google Drive Help Community」(日本語可)でも聞いてみるとよいと思います。

それをしつつ、正常利用できない状態にあるので下記の次善策を試してみてください。こちらは、

手動で各ファイルの「ドライブのリンク」を「挿入」を試す


ウェブブラウザから、Googleドライブ(https://drive.google.com) にアクセスし「テスト」フォルダのファイルを添付するものとします。

Googleドライブ上では、下図のようにみえているはずです。


次に テスト1.txt ファイルのアイコンやファイル名のところにマウス矢印(マウスポインタ)の先端をもってきて、「右クリック」すると下図のメニューがでます。そこにある「共有」を選択します。


すると下図が表示されるので右下隅にある「詳細設定」をマウスでクリックします。


すると下図のように「共有リンク」が表示されます。
この共有リンク内のテキストボックスにあるURLを選択し、コピーしてみてください。
(コピーの方法がわからない場合には、https://pcu.jp/copy-paste/ などコピー&ペーストの説明をみてください。こちらは OS に関する話になるので詳細は割愛します)


これを Gmailの本文にペーストします。
(ペーストの方法がわからない場合には、https://pcu.jp/copy-paste/ などコピー&ペーストの説明をみてください。こちらは OS に関する話になるので詳細は割愛します)

すると下図のようにリンクがGmail本文に追加されているはずです。


今回3つのファイルを添付することにしましたので、同じ操作をします。
すると下図のように3つのURLが Gmail本文に追加されたはずです。



あとは、宛先や件名を書いて送信すると下図のように許可を求める画面がでてきます。右下隅ある「送信」をクリックすることで送信できるはずです。

 

届いた側は、下図のように添付ファイルがあるように見えてるということになります。



2020年3月4日 @kimipooh

2020年1月30日木曜日

Google Chrome のアドレスバーの検索エンジンの検索地域を US に変更する方法

アドレスバーで使用される検索エンジンを米国に変える(Google Chromeヘルプコミュニティ)で質問があったので試してみました。少しやり方を文字だけで伝えるのは難しいので、ブログでまとめてみます。

まず
のように他にも便利な方法があるので、どの方法が自分にあうのかチェックしてみるとよいです。

さて順を追って説明します。

STEP 1. 既定の検索エンジンのクエリURLをコピー(メモ)する


Chrome設定  > 検索エンジンを開きます。



すると上記のように「既定の検索エンジン」の画面が出てきます。
このうち、Googleの検索エンジン設定(赤枠)をみてください。

この一番右にある縦・・・ をクリックし、「編集」を選択します。


そして、URLの文字を選択してコピーします。

 STEP 2. 検索エンジンを追加する


下図のように「その他の検索エンジン」にある「追加」ボタンをクリックする。


次の各項目に必要な情報を入力してください。
  • 検索エンジン:適当(分かる名前ならよい)
  • キーワード:適当(わかるキーワードならよい)
  • URL:
     先程コピーした Google(既定)のURLをペーストした上で、
     search?q=%s の ? と q の間に、 gl=en& を挿入してください。
     結果として、search?gl=en&q=%s... のように続いていくことになります。



そして追加ボタンを押すと、「その他の検索エンジン」に追加されます。
追加された検索エンジンの右側の縦・・・をクリックして「デフォルトに設定」を選択します。



すると、下図のように追加した検索エンジンが既定になったはずです。



これで検索すると検索地域が米国として検索されるはずです。
もしUI部分も英語にしたければ、gl=en& のところを、gl=en&hl=en& にすればよいです。

なにげに地域限定で検索できるのは便利ですので、少し詳細にメモっておきました。

2020年1月30日 @kimipooh

【G Suite専用】基本デバイス管理機能でパソコンの基本管理が容易に!

2019年11月9日の基本デバイス管理機能で、あらゆるデスクトップ パソコンの基本的な管理が可能に(G Suite アップデートブログ)を今更ながらみて、おおーそんな機能があるんだーと思ったのでした。
  • G Suite管理コンソール > デバイス > エンドポイントの確認
よりデータを確認できます。

OSの種別や最初の同期、最終同期、端末のメーカー名や型番、シリアル番号、Google Drive File Stream の同期情報などが分かりますね。
どこまでわかるかは
に書いてある情報かなと思います。

なぜ Endpoint Verification を入れずに収集できるのか


という疑問が生じます。G Suite アカウントにログインしたら、そこから収集できるのか。いやいや、それだけでは端末の型番は取得できないはず。どうやっているのだろう、またどのようなタイミングで収集されるのだろうという疑問も生じます。

すべての端末の情報が収集されていない


これも疑問です。単にG Suite にログインしたからと言って収集されるわけじゃなさそうです。もちちろ明示的に Endpoint Verification ソフトをいれたら収集されるのでしょうが、それは入っていません。

どうやら Google Drive File Streamをいれてログイン(同期)すると出てくるようだ


実際にいくつかチェックすると、Google Drive File Stream ソフトを端末にいれて、ログイン(同期)したら、即座に管理デバイスとして管理コンソール上に出てきたので、これがトリガーになっているのだろうと思います。
確かに出てくる端末には、このソフトをいれてますしね!

追記(2020-02-04)


デバイス情報を収集するトリガーについて(G Suite Adminitrator Community)において、質問者さんがサポートに聞いた結果が、まさにこの Google Drive File Stream がトリガーになるということでした!


組織的なアカウントをどの端末にいれたのか、少なくてもGoogleドライブを使っている端末がわかるはセキュリティ的に便利だなと思いました!


2020年1月30日 @kimipooh