Googleドライブの共有アイテムで削除できない共有ファイルがある場合の対処方法

下図のように、共有アイテムのファイルを右クリックして「削除」がグレーアウトしている場合があります。その場合の対処方法についてです。

こちらについては、 Google Workspace 提供の 共有フォルダが関連するため、Google Workspace サポートに問い合わせた結果、回答を得ましたので共有します。

重要：削除権限を有している場合、データ元が削除されてしまう

今回の問題は、Google Workspace の「共有フォルダ」においているファイルを、閲覧専用権限で共有した場合、編集権限を持たないユーザーがアクセスすることで、「削除」権限がないためグレーアウトになるということです。

下図のように共有アイテム内にある、共有フォルダデータは、赤丸のアイコンになります。それ以外は人形のアイコンです。

裏を返せば、「共有アイテム」にあるデータのうち「共有フォルダ」にいれたファイルやフォルダについて編集権限（削除権限）がある場合、共有アイテムから削除すると「共有フォルダ」にいれたオリジナルのデータも消えるということです。ですので必ず削除権限のない「グレーアウト」したファイルのみを削除してください。

== Google Workspace サポートからの回答の一部抜粋 ==

共有アイテムから削除権限のない共有フォルダ内データを削除する方法

1. 共有アイテムを開く
2. 共有ドライブから共有されているアイテムを右クリックし、”ゴミ箱に移動” がグレーアウトしていることを確認する *(1)
3. 対象のアイテムをゴミ箱に、ドラッグ・アンド・ドロップで移動する
4. メッセージを確認し操作を承認する

*(1) "ゴミ箱に移動" がグレーアウトしている = そのアイテムを実際に削除する権限を所持していない状況となります。実アイテムを削除できないため、共有アイテム内でゴミ箱に移動を行っても、共有ドライブ泡のアイテムが削除されることはございません。

なお、共有ドライブ内のアイテムを削除する権限を保つ場合 (ゴミ箱に移動や削除のオプションを選択できる場合)、本操作に操作によって共有ドライブ側のアイテムが削除されますこと、予めご留意ください。

※ 通常では自身がメンバーとなっている共有ドライブ内のアイテムは、共有アイテム上に表示されないものの、ファイル単位でデータを共有された後に、共有ドライブのメンバーとなった場合、自身が削除できるアイテムが、共有アイテム上に表示される恐れがございます。

=== ここまで ===

共有アイテムは、あくまで共有しているだけのため、整理不要という考え方もあります。ただし整理しすぎると、データを消してしまう恐れがあるので注意が必要です。

2022年6月14日 @kimipooh