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2024年7月16日火曜日

【備忘録】Google グループにおいて、メンバーのメールアドレスが表示される条件を検証してみた

以下について、 Google Workspace 限定かと思ったら、無料版 Googleグループでも設定できたので、限定表示を消します。

Web版Googleグループで表示されるメンバーの表示名について



Googleグループの管理者は、利用者の各グループにおける表示名(私のメンバーシップ設定)をある程度コントロールできます。

参照:グループの設定を更新する(Google Workspace ラーニングセンター)

グループ設定のメンバーのプライバシーにある「新しいメンバーに求める ID の形式」において、3つの設定が可能です。

無料版 Googleグループ

Google Workspace の Googleグループ


表示名または組織プロフィール(Googleプロフィール)



標準設定となっており、Google アカウントのプロフィール名がデフォルトの表示名となっています。さらに、ユーザーが自由に設定を可能にします。
この場合、下記のように「Googleアカウントとリンクさせる」のチェックを外せば、任意の表示名を設定できます。


プロフィールのみ表示



こちらの設定にしておけば、メンバーの各自のメールアドレスの短縮版がデフォルトの表示名となります。ユーザーは自由に表示名を変更できますが、Googleアカウントのプロフィールとリンクすることができません。


組織プロフィール(Googleプロフィール)のみ




こちらの設定にしておけば、Googleアカウントのプロフィール名が表示名になります。ユーザーは自由に表示名を変更できません。




それぞれの設定における状況


無料版 Google グループにおいて、参加しているメンバーの情報をみるための設定は2つあります。

それぞれ調べてみると、気づかなかったこともあるのでまとめてみます。


メンバーを表示できるユーザー


こちらの権限を持っていると、Web版Googleグループからその権限をもらったグループのメンバーリストを確認できます(左サイドメニューの「メンバー」)。


もし、下記の「メンバーのメールアドレスを表示できるユーザー」の権限がない場合には、メールアドレスは、本来表示されないはずです。


しかし、実際には下記のように、メールアドレスが表示されるケースがあります。
下記では、オーナーのみメールアドレスの一部のみ表示、メンバーは両方ともメールアドレスが出てしまっています。


この理由は、メンバーの Googleグループ設定(私のメンバーシップ設定)において、Googleアカウントと「リンクしていない」場合です。そして下記のように「表示名」にメールアドレスがはいっている場合です。この場合、表示名がメンバーの名前として出てくるので、つまるはメールアドレスが出てしまうということです。



Googleアカウントとリンクしていた場合には、どうなるかというとこれまた2パターンあります。



下記のように「オーナー」のみ Googleアカウントとリンクしているのですが、メンバーからみると、名前の部分はメールアドレスの一部あるいは名前のいずれかが表示されていました。連絡先が関係あるのかなと削除したり、グループから退会してみましたが変化せず(もしかしたら即時反映しないのかもしれませんが...)。

いずれにせよ、メンバーの一人を Googleアカウントとリンクした場合には、下記のオーナーと同じように、Googleアカウントのプロフィールの表示名になるか、メールアドレスの一部のみ(hogehoge @ gmail.com なら、 hoge... @gmail.com )が表示されるように切り替わりました。




メンバーのメールアドレスを表示できるユーザー


上記2つの両方ともに「グループメンバー」など、たとえばメンバーが権限を持っている場合には、下記のようにメンバーリストに「メール / ID」の項目ができて、メールアドレスが表示されます。



では、メンバーのメールアドレスを表示権限があるのに、メンバーを表示できるユーザーの権限がない場合にはどうなるでしょうか。


こちらについては、メンバーリストは表示できません。しかし、グループに投稿された投稿メールにあるメールアドレスは表示されているので、投稿されたメンバーのメールアドレスは確認できるという状況になります。

もちろん、メンバーのメールアドレスを表示できるユーザーも権限をなくした場合には、メールアドレスは非表示になります。しかし前述しているように、表示名にメールアドレスを設定している場合には、メールアドレスは表示されている状態になります。

Googleグループをメールで受信した場合にはメールアドレスは表示される


まぁ、当たり前といえば当たり前なのですが、メールアドレスを非表示にする設定については、あくまで Web版Googleグループ限定の話です。これをメール配信する設定(一般的にそうなっているとは思います)している場合、受け取ったメールには差出人のメールアドレスが表示されています。

もちろん、 Web版Googleグループで、グループのメールアドレスで投稿する機能を有効にしていて、差出人をグループのメールアドレスにしている場合には、メールで受け取った側はグループのメールアドレスのみがでてきて、実際に投稿したメンバーのメールアドレスは出てきません。


Web版Googleグループで、参加しているグループの「私のメンバーシップ設定」を確認すること!


結論として、メールアドレスをグループで表示しなくない場合には、設定だけでなく、各メンバー側にも設定を確認してもらう必要がありそうです。


もちろんメンバー一覧にある「メンバー」の名前の部分をみて、そこがメールアドレスになっているのは一目瞭然です。ですので、そのユーザーに注意を促すということは個別にはできそうです。



以前の Googleグループだと、表示名はグループ管理者が設定できるようになっていたのですが、現在はその機能が廃止されてなくなってしまっているので管理者側では、直接的には手が出せないということになっています。

2024年7月16日 @kimipooh
2024年7月22日 加筆





2024年4月22日月曜日

無料版 Google グループの「招待状を送信」した場合の、メンバー登録するまでの手順について

以前、「無料版 Google グループの「直接追加」については、Googleアカウントを持たないメールアドレスは出来ないよう制限された模様」で説明した通り、現在 Googleアカウントを持たないメールアドレスを無料版 Googleグループに登録する場合、「直接追加」できずに「招待状を送信」する方法しか選択できなくなっています。

こちらの詳細については、下記にかかれています。

そして「招待状を送信」する場合には、参加してほしいメンバー側が「承認」する処理が必要です。つまりは、無料版 Google グループの場合、グループ管理側はあくまでメンバーになるお誘いをできても、それを許諾するかどうかはメンバー次第だということになります。

そこでどのような手順が必要なのかをまとめてみました。

STEP 1. Googleグループの管理者側が、追加したいメンバーへ「招待状を送信」する



そうすると、Web版 Googleグループの左サイドメニューの人脈 > 保留中のメンバー(管理者のみアクセス可能)において、


下記のように保留状態で登録されます。


STEP 2. 招待状を受け取ったメンバー側が承認する


下記のように、Googleグループ側からの招待状が送られてきます。
こちらのメールにある「この招待を承諾」をクリックしてください。
*届かないようなら、迷惑メールに入っていないか確認してみてください。もし本当に届いていないようなら、差出人となる下記のメールアドレスを迷惑メール対象外に設定して、Googleグループの管理者に相談してみてください。
*管理者側は相談を受けたら、一度保留中なっている招待状を消して、再度招待状を送り直してみてください。


うまく登録できれば、下記のように登録できたことがメンバー側のブラウザで表示されます。

これが完了していれば、Web版 Googleグループの左サイドメニューの人脈 > 保留中のメンバー(管理者のみアクセス可能)からそのメンバーは消えて、通常のメンバーのところに登録されていることになります。

2024年4月22日 @kimipooh

2024年3月19日火曜日

無料版 Google グループの「直接追加」については、Googleアカウントを持たないメールアドレスは出来ないよう制限された模様

最近いくつか、Googleグループに「直接追加」できないという質問が公式フォーラムにて見かけたので調べてみると、下記の通りできない仕様となっていました。

  • Add people to your group (Google Group Help) 
    == 上記より該当部分抜粋 ==
    Non-Google accounts—You can invite but can’t directly add users without a Google Account to groups ending in @googlegroups.com.
    ==
米国 Google Group Help Community をチェックすると、1週間前に追加できないという質問がでてきていました。そのため、2024年3月上旬あたりには仕様変更されていたのかなと思います。

Googleアカウントを作成していないアカウントを Googleグループに直接追加しようとすると、下記にエラーになります。


なお現時点では、独自ドメインを使って別途契約している Google Workspace の Googleグループのほうは直接追加できました。そのため、本仕様変更は無料版 Googleグループだけのようですね。

そのため、無料版 Googleグループにおいては、Googleアカウントを持たないメールアドレスは、メンバー追加時に招待状を送って相手に承認してもらうか、事前に Googleアカウントを作成しておいたもらう必要がありますね。

何故そうしたのかの情報は探しきれませんでしたが、たとえば存在しないメールアドレスの追加をしてしまうことを防ぐなどがあるのかもしれませんね。

2024年3月19日 @kimipooh

2021年12月24日金曜日

【Googleグループ】Googleアカウントを保持していないメンバーを新オーナーにして、旧オーナー権限を削除してしまった場合

Googleグループは、必ず一人以上のオーナーが必要です。ただし Googleグループの管理は、Googleアカウントが必須になります。ともすれば、新オーナーが Googleアカウントを保持していない場合もあります。その場合、一時的に Googleグループが管理できなくなります。

Googleグループヘルプコミュニティでの事例

上記最近の3つの事例において、8月と12月の例をみると

オーナーとなったメールアドレスで Googleアカウント作成して数日後にオーナー権限で Googleグループを管理できるようになる

ということがわかりました。1例だけだと特殊な事例かと思いますが、2例以上あるとそれは仕様ではないかなと思います。そのため備忘録として残しておきます。

2021年12月24日 @kimipooh

2020年8月28日金曜日

【検証】Googleグループのメールアドレスを変更し、さらに元の名前に戻せるのか

 Googleグループは、無料版と G Suiteクラウドサービス版があります。それぞれどうなるか試してみます。


無料版 Googleグループの場合


古いUIのGoogleグループの場合、グループ名の変更(すなわちメーリングリストのアドレス変更)が可能です。検証の結果、古いグループは削除され、新規取得可能になっています。

変更前:cseas-tech 

変更後:cseas-tech2 

変更自体は問題なくできました。


Googleドライブの共有


cseas-tech → cseas-tech2 へ自動変更されていました。


変更前のGoogleグループは?


存在しなくなっていました。Web版 Googleグループへのアクセスも「存在しません」となりました。

Googleグループのアドレスをもとに戻せるか?


戻せませんでした。
cseas-tech2 → cseas-tech に名称変更しようとすると、「このグループのメールはすでに使用されています」と出ます。

変更前のアドレスで Googleグループを「新規」作成できるのか?


できてしまいました。
名称変更ではすでに使用されているとでているのに、新規作成できたということは、なにか表示にバグがあるのかなぁと思います。名称を変更した時点で、前のアドレスは存在しなくなったと考えるのが妥当なためです。 



ただバグだと思われますが、奇妙な事が起こりました。
新しく作成した cseas-tech について、古い Googleグループの管理UIでは問題ないのに、新しいUIでは、なんと cseas-tech2 だと誤認識してしまっているのです。
実際のメンバーやグループ名は区別できるようにしているので、 新規作成した cseas-tech であるのは間違いありません。また cseas-tech2 に変更した方は、新旧UIでちゃんと認識しているので、表記のバグだろうなぁとは思います。もしかしたら新しいUIではしばらくキャッシュに残ってしまうのかもしれませんね。




G Suite の Googleグループの場合


基本的な動作は無料版 Googleグループと同じでした。
しかし、次の点で異なります。
  • 変更前のアドレスがエイリアスとして追加されている
hogehoge @ 独自ドメイン → hogehoge2 @ 独自ドメイン
に変更した場合

メインアドレス:hogehoge2 @ 独自ドメイン
エイリアス:hogehoge @ 独自ドメイン

となってどちらにも届くということです。
エイリアスは、G Suiteの特権管理者によって削除できます。
しかし、もしドメインエイリアスを使っている場合には、そのアドレスは削除できません。

ドメインエイリアス: hohoho.独自ドメイン

だとするなら
メインアドレス:hogehoge2 @ 独自ドメイン
エイリアス:
 hogehoge @ 独自ドメイン(削除可能)
 hogehoge @ hohoho.独自ドメイン(削除不可)

となるわけです。まぁドメインエイリアスのアドレスを使っていないのなら無視できる問題ではあります。

もとのアドレスに戻した場合


hogehoge2 @ 独自ドメイン → hogehoge @ 独自ドメイン

と戻した場合
メインアドレス:hogehoge @ 独自ドメイン
エイリアス:hogehoge2 @ 独自ドメイン(削除可能)

となります。
ドメインエイリアス(hohoho.独自ドメイン)があるなら、

メインアドレス:hogehoge @ 独自ドメイン
エイリアス:
 hogehoge2 @ 独自ドメイン(削除可能)
 hogehoge2 @ hohoho.独自ドメイン(削除不可)
 hogehoge @ hohoho.独自ドメイン(削除不可)

とまぁエイリアスが残っていくわけです。
これは、hogehoge2 @ 独自ドメインのGoogleグループを新たにとったとしても、変化がありません(hogehoge @ 独自ドメインの方に、hogehoge2 @ hohoho.独自ドメイン が付与されたまま変更不可になってしまう)。これは少し厄介かもしれませんね。現状操作できる範囲でみると、これを解消するには一旦グループを削除して作り直す必要がありそうです。

2020年8月28日 @kimipooh





2020年5月30日土曜日

Googleグループヘルプコミュニティが新設!

Googleグループに関する質問がある場合(Gmailヘルプコミュニティ)に Google社員から投稿(公開)が入っているのに気づきました。これによれば、新しい Googleグループをリリースするのに伴い、Googleグループヘルプコミュニティを新設するのだとか。


探してみると上記のように新設されていましたね!
で新しい Googleグループって何?って思ったのですが、新しい Google グループのベータ版をリリース(G Suite アップデートブログ)にあるような、UIを Gmailに近づけたものになるやつかなぁ。これって無料版 Googleグループにもやってくるのだろうか?その手の情報は探せていませんが、新しい何かが生まれようとしているのは、なにかワクワクしますね!

2020年5月30日 @kimipooh

2020年3月18日水曜日

【備忘録】Googleグループの投稿データ(アーカイブ)から添付ファイルのみを一括ダウンロード

下記の質問を見かけて、調べたのですが直接ダウンロードする方法もなく、Google Apps Script を使って(G Suiteのみ)、API経由でもGoogle グループやその設定、メンバー管理ができるぐらいで、投稿データから一括で添付ファイルのみを抜き出す方法はみあたりませんでした。

となれば次善策として、
  1. 新しく来るメールは、メール配信するようにしておく
  2. 過去メール(Web上のGoogleグループにアーカイブ)は、一旦PCにダウンロードし、電子メールソフトでインポートした上で、添付ファイルのみを一括抜き出す
ぐらいかなぁと思いました。実際にやってみて出来たので備忘録としてまとめておきます。なお「1」「2」とも Googleグループの管理設定によっては出来ないことがあります。

「1」の場合の条件(下記のすべての条件を満たす)
  1. Web版Googleグループへの接続が許可されていること
  2. Googleグループに登録されたメンバーのメールアドレスのGoogleアカウント(なければ要作成)でログインできること
「2」の場合(下記のすべての条件を満たす)
  1. Googleグループで「投稿データのアーカイブ」機能が有効(通常は有効になっているはず)であること
  2. Web版Googleグループへの接続が許可されていること

になるかと思います。
なお、「2」の方法は、参加している Googleグループの投稿データをまるごとダウンロードすることになります。個別はできないようですね。



「2」の手順


  1. Googleグループのデータを Google Takeout より mbox 形式のファイルでダウンロード
  2. Thunderbird(電子メールソフト)へ mbox形式のファイルをインポート
  3. Thunderbird アドオンを使って、Thunderbirdのフォルダ内メールの添付ファイルを特定フォルダへ一括ダウンロード

STEP 1. Googleグループのデータを Google Takeout より mbox 形式のファイルでダウンロード


  1. https://takeout.google.com にアクセス
  2. 「選択をすべて解除」リンクをクリック
  3. 「グループ」の右側のチェックを入れ、末尾にある「次のステップへ」ボタンをクリック

    *「複数の形式」は、下記のように、3つのデータが含まれている事がわかります。
  4. ダウンロード先はいろいろ選べますが、「ダウンロードリンクをメールで送信」は容量次第でかなり時間がかかるので、ここでは Googleドライブへ保存することにします。これだとかなり速いです(ただし容量が足りないと失敗するので注意)。
  5. 上図のようにダウンロードできる状態になるとメールで通知があります。
  6. ファイルは圧縮されているので、これをダウンロードして、展開(解凍)します。
    フォルダの構成は下記の通り、Googleグループ名ごとに保存されています。今回利用するのは、「トピック.mbox」 ファイルになります(拡張子を隠す設定していると「トピック」という名前にみえるかもしれません。

STEP 2. Thunderbird(電子メールソフト)へ mbox形式のファイルをインポート



  1. Thunderbird のインストールと設定(利用しているメールアカウントを設定すればよいと思います。)
  2. Thunderbird に2つのアドオン「ImportExportTools NG」「AttachmentExtractor Continued」をインストール
  3. Thunderbird のローカルフォルダに、新規フォルダを作成。
    *インポートするのはGoogleグループごとになるので、Googleグループ名かそれが推測できる名前にしておくのがよいです。今回は説明の便宜上「test-ml」にしてます。

  4. 作成したフォルダで「右クリック」し、ImportExportTools NG メニューよろ「mbox ファイルをインポートを選択」、「単一または複数のmbox ファイルを直接インポート」にチェックをいれて、OKボタンを押します。

  5. ダウンロードして展開(解凍)したフォルダから、該当Googleグループ名フォルダにある「トピック」ファイルを選択します。
  6. すると、先程作成した Thunderbird上の test-ml フォルダ内に「トピック.mbox」フォルダが出来て、そこにメールが入っているはずです。

STEP 3. Thunderbird アドオンを使って、Thunderbirdのフォルダ内メールの添付ファイルを特定フォルダへ一括ダウンロード


【まめ知識】GoogleのデーターエクスポートでアーカイブしたGmailデータの読み取り の 「Appendix: 取り込んだメールから添付ファイルだけをファイルとして取り出したい!!」を参考に、
  • Thunderbird上の test-ml フォルダ内に「トピック.mbox」フォルダ内の添付ファイルを指定したフォルダにダウンロード
すると完了です!

2020年3月18日 @kimipooh